Ausbildungskostenrückersatz - Rückforderungsanspruch des Dienstgebers

Ausbildungskosten sind vom Arbeitgeber tatsächlich aufgewendete Kosten für eine erfolgreich absolvierte Ausbildung, die dem Dienstnehmer Spezialkenntnisse vermittelt, die dieser auch bei anderen Arbeitgebern verwerten kann. Nicht rückforderbar sind Kosten von Einschulungen und Fortbildungen zur Erhaltung der Fähigkeiten zur Berufsausübung.


Schriftliche Vereinbarung


Voraussetzung für die Rückforderung der Ausbildungskosten des Arbeitgebers ist eine schriftliche Vereinbarung mit dem Dienstnehmer über den Kostenrückersatz vor Beginn der Ausbildung.


Welche Ausbildungskosten sind rückforderbar?


Nur die tatsächlich aufgewendeten Kosten des Dienstgebers für die Ausbildung sind ersatzfähig, dazu gehören zB die Kurskosten, Reisekosten, Kosten der Unterbringung Sachaufwand für Bücher, Skripten und Prüfungstaxen. Im Falle der Dienstfreistellung während der Ausbildung gehören dazu auch das aliquote Bruttogehalt inklusive Lohnnebenkosten. Die Höhe der Ausbildungskosten muss ziffernmäßig bestimmt oder bestimmbar sein.

 

Bindungsdauer

Bindungsdauer besteht für maximal fünf Jahre (in Ausnahmefällen acht Jahre) nach Ende der Ausbildung. Als Richtschnur gilt: Je größer die objektive Möglichkeit der Verwertbarkeit der Ausbildung bei anderen Dienstgebern ist, desto länger kann die Bindungsdauer angesetzt werden (empfohlen ist im Durchschnitt eine Bindungsdauer von drei Jahren).


Die Höhe der Rückerstattungsverpflichtung muss gleichmäßig aliquot vom Zeitpunkt der Beendigung der Ausbildung bis zum Ende der zulässigen Bindungsdauer berechnet werden. Erhält der Dienstnehmer ein Monatgehalt, dann sollte die Rückrechnung pro Monat erfolgen, bei Wochenlöhnen pro Woche.


Die Ausbildung muss erfolgreich absolviert werden.

 

Die Beendigung des Dienstverhältnisses erfolgt durch eine bestimmte
Beendigungsart
, und zwar durch

 

– verschuldete Entlassung,
– unbegründeten Austritt,
– vomDienstgeber nicht verschuldete Dienstnehmerkündigung oder
– einvernehmliche Auflösung, unabhängig davon, welche Vertragspartei
die Auflösung initiiert hat.


Das bedeutet z.B. keine Rückforderbarkeit bei Auslaufen befristeter Dienstverhältnisse.

 

Umsatzsteuer


Hat der Dienstnehmer Ausbildungskosten bei Beendigung des Dienstverhältnisses an den Arbeitgeber zurückzuzahlen, so stellt der zurückzuzahlende Betrag umsatzsteuerlich das Entgelt für eine Sachleistung des Arbeitgebers an den Dienstnehmer dar. Der Arbeitgeber hat daher dem Dienstnehmer auf den gesamten rückzuzahlenden Betrag zusätzlich Umsatzsteuer (20 %) in Rechnung zu stellen.

 

Ersatz der Ausbildungskosten durch den neuen Arbeitgeber


Ein neuer Arbeitgeber kann seinem neuen Dienstnehmer Ausbildungskosten ersetzen, die dieser seinem früheren Arbeitgeber zurückzahlen musste. Es müssen aber alle folgenden Voraussetzungen vorliegen, damit der ersetzte Ausbildungskostenrückersatz abgabenfrei abgerechnet werden kann:


• Der neue Arbeitgeber muss ein betriebliches Interesse an der Ausbildung nachweisen.
• Die Ausbildungsmaßnahme darf nicht nur eine Lehr-/Anlernausbildung umfassen.
• Der Dienstnehmer hat nachzuweisen, dass er die Ausbildungskosten tatsächlich getragen hat. 
• Er muss die Höhe der getragenen Aufwendungen nachweisen.
• Der Mitarbeiter muss erklären, dass er die getragenen Ausbildungskosten nicht bei seiner Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend macht.
• Schließlich ist zu prüfen, ob nicht bereits der Vorarbeitgeber die Rückzahlung der Ausbildungskosten bei der letzten Lohn-/Gehaltsabrechnung steuermindernd berücksichtigt hat.


Werbungskosten

Ausbildungskosten, die ein Dienstnehmer dem Arbeitgeber zurückgezahlt hat und die weder ersetzt noch bei der letzten Lohn-/Gehaltsabrechnung steuermindernd berücksichtigt wurden, können im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten steuermindernd abgesetzt werden.

 

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