Grenzüberschreitende Telearbeit (Home-Office): Sozialversicherungsrechtliche Aspekte für ausländische Unternehmen in Österreich

In einer zunehmend globalisierten Geschäftswelt gewinnt grenzüberschreitende Telearbeit, auch bekannt als Home-Office, immer mehr an Bedeutung. Insbesondere die Entwicklungen während der Covid-19-Pandemie haben diese Arbeitsform verstärkt in den Fokus gerückt. Für ausländische Unternehmen, die in Österreich tätig sein wollen und ihre Mitarbeiter im Home-Office beschäftigen möchten, ergeben sich wichtige steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Aspekte. In diesem Artikel werde ich als professioneller Steuerberater die relevanten Themen im Zusammenhang mit grenzüberschreitender Telearbeit im EU-Bereich und darüber hinaus beleuchten.

1) Grenzüberschreitende Tätigkeiten im EU-Bereich

Im europäischen Sozialversicherungsrecht ist das Prinzip verankert, dass eine Person nur in einem Mitgliedstaat pflichtversichert sein darf. Die Zuständigkeit für die Sozialversicherung richtet sich nach den Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 883/2004. Für grenzüberschreitende Tätigkeiten im EU-Bereich gibt es drei Koordinierungsmöglichkeiten:

• Entsendungen (Art. 12 der VO (EG) Nr. 883/2004): Kurzfristige, nicht wiederkehrende Tätigkeiten von bis zu 24 Monaten, die in einem anderen Mitgliedstaat ausgeübt werden.
• Mehrfachtätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten (Art. 13 der VO (EG) Nr. 883/2004): Regelmäßige Tätigkeiten in mehreren Mitgliedstaaten.
• Ausnahmevereinbarungen (Art. 16 der VO (EG) Nr. 883/2004): Mögliche Abweichungen von den Regelungen der Art. 12 und 13.

Für Telearbeit gibt es in Titel II der VO (EG) Nr. 883/2004 keine spezifischen Regelungen.

2) Telearbeit im EU-Bereich

Die Covid-19-Pandemie hat die Bedeutung von Telearbeit drastisch erhöht. Um der besonderen Situation während der Pandemie gerecht zu werden, wurden Sonderregelungen für grenzüberschreitende Telearbeit in den EU-Mitgliedstaaten, EWR-Staaten und der Schweiz geschaffen. Diese Sonderregelungen, die aufgrund höherer Gewalt erlassen wurden, gelten bis zum 30.06.2023.

Seit dem 01.07.2023 ist die Covid-bedingte höhere Gewalt nicht mehr als Grundlage für Abweichungen von den Koordinierungsregeln heranzuziehen. Die Verwaltungskommission für die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit hat einen Leitfaden zur Telearbeit veröffentlicht, der die Anwendung der Regelungen ab dem genannten Datum regelt.

Gemäß diesem Leitfaden können bei Telearbeit folgende Regelungen zur Anwendung kommen:

• Entsendung nach Art. 12 der VO (EG) Nr. 883/2004: Falls Telearbeit nicht zur regulären Arbeitsroutine gehört.
• Mehrfachtätigkeit nach Art. 13 der VO (EG) Nr. 883/2004: Bei wiederkehrender Telearbeit in verschiedenen Mitgliedstaaten.
• Ausnahmevereinbarung nach Art. 16 der VO (EG) Nr. 883/2004: Bei Rahmenvereinbarungen mit anderen Staaten.

3) Multilaterale Rahmenvereinbarung über die Anwendung von Art. 16 (1) der VO (EG) Nr. 883/2004 bei gewöhnlicher grenzüberschreitender Telearbeit

Um den Entwicklungen der Arbeitswelt gerecht zu werden, wurde eine multilaterale Rahmenvereinbarung auf europäischer Ebene erarbeitet. Diese tritt ab dem 01.07.2023 in Kraft und ermöglicht bei wiederkehrender Telearbeit im Ausmaß von 25% bis unter 50% der Gesamtarbeitszeit im Wohnortstaat die Zuständigkeit des Staates, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat.

Es ist zu beachten, dass diese Vereinbarung nur zwischen Staaten gilt, die sie unterzeichnet haben, und nur für Arbeitnehmer:innen, die regelmäßig Telearbeit ausüben. Die Anwendungsdauer beträgt höchstens 3 Jahre, Verlängerungen sind möglich.

Die Antragstellung erfolgt im Einvernehmen zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in bei der zuständigen Stelle des gewünschten Sozialversicherungsstaates.

4) Situation außerhalb des EU-Bereichs

Für Staaten außerhalb der EU gelten andere Regelungen. Österreich hat mit einer Reihe von Drittstaaten Sozialversicherungsabkommen geschlossen. Bei grenzüberschreitender Telearbeit in solche Staaten sind spezifische Bestimmungen zu beachten, die je nach Abkommen variieren können. Es empfiehlt sich, im Einzelfall Rücksprache mit dem zuständigen Krankenversicherungsträger zu halten.

Fazit

Grenzüberschreitende Telearbeit birgt sowohl Chancen als auch Herausforderungen für ausländische Unternehmen, die in Österreich tätig sein möchten. Die EU-weite und internationale Regelungen zur Sozialversicherung sind komplex und erfordern eine genaue Abstimmung und Beratung. Unternehmen sollten sorgfältig prüfen, welches Regelungsszenario am besten zu ihren Anforderungen passt und frühzeitig die notwendigen Schritte zur Antragstellung einleiten.

Als erfahrener Steuerberater in Österreich mit Expertise in der Beratung ausländischer Unternehmen stehe ich Ihnen gerne zur Seite, um Ihre Fragen zur grenzüberschreitenden Telearbeit und den damit verbundenen sozialversicherungsrechtlichen Aspekten zu beantworten und Sie bei der Antragstellung zu unterstützen. Kontaktieren Sie mich gerne für eine individuelle Beratung.