Überlassung von Dienstfahrrädern an Mitarbeiter

Anfragebeantwortung vom 07.02.2023

1. Ist es schädlich für die Steuern, wenn im Rahmen einer Gehaltsumwandlung andere arbeitsrechtliche Ansprüche außer dem laufenden Gehalt (z.B. Sonderzahlungen, Krankenentgelte, Jubiläumsgelder, Beendigungsansprüche) auf Basis des ursprünglichen Geldbezugs bezahlt werden?

Die vertraglich vereinbarte Reduktion betrifft dann nur das laufende Gehalt, da dies durch die Privatautonomie bestimmt wird. Die Sachbezugswerteverordnung BGBl. II Nr. 504/2022 ermöglicht einen Sachbezugswert von Null, wenn Bruttobezüge im Rahmen einer Gehaltsumwandlung umgewandelt werden. Die LStR 2002 beziehen sich dabei ausdrücklich auf die Privatautonomie.

Es ist wichtig, dass ein bisher vereinbarter Bruttobezug im Rahmen der rechtlichen Zulässigkeit reduziert wird und dafür die Nutzung eines (Elektro)Fahrrads auch zu privaten Zwecken gewährt wird. Eine Unterschreitung des Mindestbezugs nach Kollektivvertrag ist nicht erlaubt. Wenn nur der laufende Bezug umgewandelt wird und Sonderzahlungen in der ursprünglichen Höhe weiter gewährt werden, gibt es aus steuerrechtlicher Sicht kein Problem, aber es kann zu Sechstelüberschreitungen kommen.

2. Kann man sagen, dass die Höhe der Lohnsteuer allein auf der Basis des Bruttobezugs nach einer Gehaltsumwandlung berechnet wird und die tatsächlichen Kosten für die zur Verfügung gestellten Fahrräder für den Arbeitgeber dabei keine Rolle spielen?

Das umgewandelte Entgelt wird durch die privatautonom vereinbarte Gehaltsumwandlung festgelegt, was bedeutet, dass die Höhe des umgewandelten Betrags unabhängig von den tatsächlichen Kosten ist, die dem Arbeitgeber durch die Bereitstellung der Fahrräder entstehen. In diesem Zusammenhang spielt die Relation zwischen dem umgewandelten Betrag und den tatsächlichen Kosten des Arbeitgebers keine Rolle.

3. Kann sich eine steuerschädliche Auswirkung ergeben, wenn dem Arbeitnehmer eine Kaufoption für das Fahrrad am Ende der Nutzungszeit eingeräumt wird, wobei der Ausübungspreis der Option keine Rolle spielt?

Hinsichtlich der steuerlichen Bewertung ist zunächst die Bereitstellung des Fahrrads durch den Arbeitgeber zu bewerten, wobei das Einräumen einer Kaufoption für den Arbeitnehmer grundsätzlich keine schädlichen Auswirkungen hat. Die steuerliche Beurteilung des Fahrradkaufs durch den Arbeitnehmer erfolgt gesondert und ist in Rz 207 der Lohnsteuerrichtlinien 2002 näher erläutert.

4. Kann die Gehaltsumwandlung während entgeltfreier Zeiträume wie Karenz, Wochengeldbezug, Krankenstand ohne Entgelt oder Aussetzung des Arbeitsverhältnisses weitergeführt werden, ohne dass dies steuerschädlich ist?

Es gibt drei mögliche Konstellationen:

1) Das Dienstrad bleibt während der entgeltfreien Zeiträume weiterhin zur Verfügung gestellt. 2) Das Dienstrad wird zurückgegeben, aber die Gehaltsumwandlung wird um den Zeitraum der Entgeltfreiheit verlängert.

3) Das Dienstrad wird während der entgeltfreien Zeit vom Arbeitnehmer weiterhin genutzt und dieser zahlt an den Arbeitgeber ein Mietengelt in Höhe des bisherigen Umwandlungsbetrages.

Die Steuerbefreiung des Sachbezugs bleibt auch dann bestehen, wenn im Rahmen der privatautonomen Vereinbarung die Gehaltsumwandlung während entgeltfreier Zeiträume wie Karenz, Wochengeldbezug, Krankenstand ohne Entgelt oder Aussetzung des Arbeitsverhältnisses weitergeführt wird. Dies trifft auch in den genannten drei Fällen zu.

5. Können Arbeitnehmer Kostenbeiträge gemäß LStR Rz 186 leisten und hat dies Auswirkungen auf den Sachbezug, der mit Null bewertet wird?

Kostenbeiträge des Arbeitnehmers sind zulässig und haben keine Auswirkungen auf den mit Null zu bewertenden Sachbezug. Sie mindern auch nicht die Bemessungsgrundlage der Lohnsteuer.

6. Ist der Sachbezug von Null auch anwendbar, wenn dem Arbeitnehmer mehrere emissionsfreie Fahrzeuge zur Verfügung gestellt werden?

Die Vorgaben der Sachbezugswerteverordnung besagen, dass der Arbeitnehmer ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Fahrrad oder Kraftrad mit einem CO2-Emissionswert von null Gramm pro Kilometer für private Fahrten nutzen kann. Es gibt keine Einschränkung auf nur ein Fahrzeug, solange sichergestellt ist, dass es ausschließlich vom Arbeitnehmer genutzt wird.

7. Können Sozialversicherungsbeiträge, die auf den mit Null zu bewertenden Sachbezug entfallen, steuerlich abgezogen werden?

Sofern Sozialversicherungsbeiträge auf den mit Null zu bewertenden Sachbezug anfallen, können diese vom Arbeitnehmer als Werbungskosten steuerlich abgesetzt werden. Obwohl geldwerte Vorteile in der Regel der Lohnsteuerpflicht unterliegen, sind sie in diesem Fall mit Null zu bewerten.

8. Muss der mit Null bewertete Sachbezug für ein Fahrrad oder Kraftfahrrad auf dem Lohnkonto und in der Lohnsteuerbescheinigung (L 16) aufgeführt werden?

Der Sachbezug von Null aus der privaten Nutzung eines (Elektro)Fahrrades muss nicht am Lohnkonto oder am L 16 angegeben werden, da dieser Betrag steuerfrei ist und somit keine Auswirkungen auf die Lohnsteuer hat.

(Überlassung von Dienstfahrrädern an Mitarbeitern)