Whistleblowing und interne Meldestellen: Neue rechtliche Bestimmungen zum Schutz von Hinweisgebern

Seit Ende Februar 2023 ist das lang ersehnte HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) in Kraft getreten, welches die EU-Whistleblower-Richtlinie in nationales Recht umsetzt. Das Gesetz sieht vor, dass alle Mitgliedsstaaten der EU entsprechende Schutzmechanismen für Whistleblower:innen einführen, um sicherzustellen, dass sie vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind, wenn sie Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

Die Einrichtung von Meldekanälen wird für Unternehmen ab einer Größe von 250 Arbeitnehmer:innen verpflichtend sein und ab dem 17. Dezember 2023 auch für Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmer:innen. Bestimmte Unternehmen, insbesondere im Finanzsektor, müssen unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten ebenfalls interne Meldekanäle einrichten. Als externe Meldestelle dient grundsätzlich das Bundesamt für Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung.

Die Meldekanäle müssen bestimmte Anforderungen in Bezug auf Sicherheit, Vertraulichkeit, Unparteilichkeit und Verfahren einhalten. Die Identität der Hinweisgeber:innen sowie jegliche Informationen, die auf deren Identität schließen lassen könnten, müssen streng geschützt werden. Personen, die Hinweise behindern, Repressalien gegen Hinweisgeber:innen ergreifen oder Vertraulichkeitsbestimmungen verletzen, können mit Verwaltungsstrafen belegt werden. Gleiches gilt für Personen, die absichtlich falsche Hinweise geben.

Das Hinweisgebersystem muss so konzipiert sein, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers oder der Hinweisgeberin und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewahrt bleibt. Unternehmen können selbst entscheiden, welche Art von Meldekanal sie wählen möchten, wie etwa einen Briefkasten, eine Telefon-Hotline, eine Onlineplattform, eine interne Vertrauensperson oder eine externe Ombudsperson. Die Meldungen können schriftlich, mündlich oder in beiden Formen erfolgen, und auf Wunsch des Hinweisgebers oder der Hinweisgeberin kann auch ein persönliches Treffen arrangiert werden. Innerhalb von sieben Tagen muss eine Bestätigung über den Eingang der Meldung erfolgen, und innerhalb von maximal drei Monaten sollte eine Rückmeldung über die getroffenen Folgemaßnahmen erfolgen.

Unternehmen mit 250 oder mehr Arbeitnehmer:innen müssen die internen Meldestellen innerhalb von sechs Monaten, also bis spätestens 25. August 2023, einrichten. Unternehmen mit 50 bis 249 Arbeitnehmer:innen haben bis zum 17. Dezember 2023 Zeit dafür.

Besonders im Finanzsektor existieren bereits interne Meldestellen seit 2014 gemäß § 99 g Bankwesengesetz. Diese müssen jedoch entsprechend den neuen Vorgaben erweitert und angepasst werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Schutz von Hinweisgeber:innen gemäß der EU-Whistleblower-Richtlinie auf bestimmte Meldeinhalte beschränkt ist, die sich auf sekundäre Unionsrechtsakte beziehen. Strafrechtliche Bestimmungen wie Betrug, Untreue, Bilanzfälschung und Korruption sind in der Richtlinie nicht enthalten. Ein umfassender Schutz außerhalb dieses Anwendungsbereichs wird von den Mitgliedstaaten empfohlen und kann in nationalen Gesetzen verankert werden.

Für Aufsichtsräte und Betriebsräte ist das Thema Meldestelle von besonderer Bedeutung, da es die wirtschaftlichen Interessen der Arbeitnehmer:innen berührt. Unternehmen mit entsprechenden Meldestellen sollten das Thema mindestens einmal im Jahr im Aufsichtsrat diskutieren, um etwaige Schwachstellen im Unternehmen zu identifizieren und zu beheben.

Die Frage, ob eine Betriebsvereinbarung über die Meldestelle abgeschlossen werden muss, ist komplex und rechtlich umstritten. Die Notwendigkeit einer Betriebsvereinbarung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Art der Meldestelle und möglichen Kontrollmaßnahmen. Der Schutz von Hinweisgeber:innen außerhalb des HSchG ist oft schwächer und unterliegt bisheriger Rechtsprechung.

Insgesamt bieten die neuen rechtlichen Bestimmungen einen wichtigen Schutz für Whistleblower:innen und stärken die Integrität von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Unternehmen sollten die Umsetzung der Meldestellen fristgerecht vorantreiben und sicherstellen, dass die Anforderungen an Sicherheit, Vertraulichkeit und Verfahren eingehalten werden, um eine effektive Hinweisgebung zu ermöglichen.