Digitalisierung der Buchhaltung und elektronische Archivierung
Die elektronische Archivierung von Rechnungen bringt im Rahmen der Digitalisierung Vorteile wie Platz- und Kosteneinsparungen mit sich. Werden allerdings elektronisch abgespeicherte Eingangs- bzw Ausgangsrechnungen falsch archiviert, kann der Vorsteuerabzug aberkannt werden. Die Finanz steht auf dem Standpunkt, dass es technisch nicht möglich sein darf, elektronisch archivierte Rechnungen nachträglich zu ändern oder zu löschen.
Vorteile der elektronischen Archivierung
- Sekundenschneller und ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen
- Vermeidung redundanter Daten- und Dokumentbestände
- Strukturierte, revisionssichere und Compliance-konforme Aufbewahrung von Dokumenten
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit durch Protokollierung der Abläufe
- Berechtigungen sichern den Zugriff zB nach Sachgebieten, bestimmten Dokumentarten und Bearbeitungsfunktionen
- Kosten- und Platzersparnis
Ordnungsgemäße Buchführung bzw Aufbewahrung
Im Zusammenhang mit der Buchhaltung gibt es keine detaillierten Vorschriften für eine ordnungsmäßige Archivierung. Daher sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) heranzuziehen, um die Ordnungsmäßigkeit eines Archivierungssystems zu beurteilen.
Gemäß § 190 Abs 5 UGB kann der Unternehmer Datenträger heranziehen, sofern bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist folgende Bestimmungen jederzeit erfüllt sind:
· Inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe
· Urschriftsgetreue Wiedergabe für Schriftstücke gem § 212 Abs 1 UGB
· Lesbarkeit von elektronisch übermittelten Schriftstücken
Eine Ausnahme besteht bei den Schriftstücken iSd § 212 Abs 1 UGB welche nur auf Datenträgen (zB e-Rechnung in Form einer e-Mail) vorliegen. Bei diesen wird von der urschriftsgetreuen Wiedergabe abgesehen. Die e-Mail kann, sofern sie keine Rechnungsmerkmale enthält, gelöscht werden und muss nicht aufbewahrt werden. Die Anforderungen der BAO (§ 132 BAO) stimmen mit den oben angeführten Regelungen überein. Urschriftsgetreue Wiedergabe bedeutet, dass auch beschriebene oder bedruckte Rückseiten der Belege einzuscannen sind. Eine farbgetreue Wiedergabe ist nur dann erforderlich, wenn Informationen oder Zusammenhänge aufgrund der farblichen Gestaltung ansonsten verloren gehen würden.
Anforderungen an eine Archivierungssoftware
Datenträger iSd Gesetzgebers sind insbesondere Mikrofilme, EDV-Datenträger wie zB Magnetbandkassen, Magnetplatten oder Disketten sowie die nicht wiederbeschreibbare optische Speicherplatte (zB WORM-Platten, CD-R, DVD-R). Ausschlaggebend ist, dass die Löschung bzw Veränderung der Daten ausgeschlossen sein muss, das heißt eine ausschließliche Speicherung auf Festplatten bzw. Servern ist nicht zulässig. Der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung soll nicht verändert werden können.
Zu beachten ist, dass sowohl jegliche Verträge als auch Ausfuhrnachweise in Zusammenhang mit steuerfreien Lieferungen im Original aufzubewahren sind.
Eine revisionssichere Archivierung wäre zB durch die Verwendung von einmalbeschreibbaren Datenträgern (WORM) möglich. Die Verwendung von WORMs ist jedoch teuer und langsam. Weiters ist eine elektronische Archivierung auch mittels neueren Archivierungssystemen ohne Verwendung von WORM möglich, sofern diese revisionssicher implementiert sind. Bei mangelhafter Implementierung kann es jedoch sein, dass diese von der Finanz nicht akzeptiert werden, wenn die Löschung oder nachträgliche Änderung von Daten mit bestimmten Mitteln möglich ist. Dadurch besteht das latente Risiko, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung aufgrund einer nicht revisionssicheren Implementierung der Verlust des Vorsteuerabzugs droht.
10 Grundsätze der Archivierung
- Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.
- Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.
- Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
- Alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
- Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
- Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
- Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden.
- Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
- Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.
- Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.
Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist für die oben genannten Unterlagen beträgt grundsätzlich sieben Jahre. Diese Frist verlängert sich, wenn diese Bücher bzw Aufzeichnungen in einem anhängigen gerichtlichen bzw behördlichen Verfahren, wie zB im Zuge einer Außenprüfung, noch benötigt werden.
